Zakup posiłków profilaktycznych a prawo do odliczenia VAT

Na podstawie przepisów BHP jesteśmy zobowiązani do zapewnienia swoim pracownikom posiłków profilaktycznych. Czy mamy prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących ich nabycie?

Z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) wynika, że na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, odpowiednich posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.). Z przepisów tam zawartych wynika, że pracownik musi otrzymać posiłki w formie jednego dania gorącego oraz napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania ww. posiłków (z przyczyn organizacyjnych lub ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy), może zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.

Posiłki profilaktyczne należy zapewnić m.in. pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu, powyżej poziomów określonych w § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia.

W kwestii prawa do odliczenia VAT od dokonanych zakupów zasadą jest, że prawo to uzależnione jest od związku zakupu z czynnościami opodatkowanymi podatnika.

Od tej zasady są jednak pewne wyjątki, a jeden z nich dotyczy zakupu usług gastronomicznych. Jak bowiem wynika z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług gastronomicznych (z pewnymi wyjątkami, które nie mają zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Ponieważ posiłki profilaktyczne dla pracowników mogą być nabywane w różnej formie (najczęściej jako usługi gastronomiczne lub kateringowe), właśnie od formy, w jakiej są oferowane zależy, czy podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów.

Jeżeli nabycie posiłków nastąpi w ramach usługi gastronomicznej (tzn. gdy pracodawca nabywa posiłki profilaktyczne w miejscu, w którym są one przygotowywane i podawane, np. w restauracji lub barze), podatnik nie ma prawa odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup posiłków nabywanych w ramach tej usługi.

Natomiast, jeżeli nabycie posiłków następuje w formie usługi kateringowej, tj. usługi polegającej na przygotowywaniu i dostarczaniu gotowych posiłków do odbiorców zewnętrznych, wówczas pracodawcy (podatnikowi) przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu ich nabycia.

Reasumując

Jeżeli zakupy posiłków profilaktycznych są związane z działalnością opodatkowaną pracodawcy, to zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - co do zasady - ma on prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących te zakupy na zasadach ogólnych.

Przy czym, prawo do odliczenia nie przysługuje od nabycia usługi gastronomicznej, tj. w przypadku, gdy pracodawca umożliwia pracownikom korzystanie z posiłków profilaktycznych, np. w punktach gastronomicznych. Zakaz ten nie dotyczy zakupu usług kateringowych ponieważ nie są one usługą gastronomiczną.